Facturas de Cofares, Alliance, Hefame y Bidafarma a A3 o Sage: cómo pasarlas sin teclear
Resumen rápido
| Dato | Valor |
|---|---|
| Publicado | 14 de octubre de 2026 |
| Lectura estimada | 8 min |
| Categoría principal | mayoristas |
| Última actualización | 14 de octubre de 2026 |
Actualizado el 14 de octubre de 2026. Los datos del producto corresponden al estado de FarmaFactu a esa fecha.
La respuesta corta: las facturas de Cofares, Alliance Healthcare, Hefame y Bidafarma se llevan a A3 o Sage en cinco pasos: recoger el PDF, leer sus datos, comprobar que los importes cuadran, aprobar la factura y generar el fichero de importación (SUENLACE.DAT para A3, XDiario.txt para Sage 50 / ContaPlus), que se prueba en una empresa de pruebas antes de cargarlo. FarmaFactu automatiza esos pasos y deja la aprobación en manos de la gestoría o de la farmacia. No se conecta a los portales de los mayoristas ni a su programa contable.
Por qué estos cuatro mayoristas
Son los que más pesan en la compra de una farmacia. Según la prensa económica, entre los cuatro concentran más del 70 % del mercado de distribución farmacéutica en España:
| Mayorista | Cuota de mercado citada |
|---|---|
| Cofares | 30 % (2022) |
| Bidafarma | 21,74 % |
| Hefame | 11,05 % (2021) |
| Alliance Healthcare | 10,37 % |
Sobre estas cifras
Proceden de Forbes España y Merca2 (17 de marzo de 2023) y se refieren a 2021 y 2022; las fuentes no fechan todas las cuotas. Son los datos más recientes que hemos podido contrastar, no cifras de 2026.
Con independencia del mayorista, el problema contable es el mismo: una factura con varias bases, tipos de IVA y Recargo de Equivalencia, abonos y devoluciones, y un fichero que el programa contable acepte sin errores.
Cómo le llegan las facturas depende de su mayorista
Las webs públicas de Cofares y de Hefame enlazan a un área privada de acceso, pero no detallan cómo se entregan las facturas, y no hemos podido contrastar esa información en fuentes públicas para Alliance Healthcare ni para Bidafarma. Pregunte a su delegado o a atención al cliente en qué formato y a qué dirección de correo pueden enviarle las facturas. Lo ideal es un PDF por factura, no un ZIP con varias.
Cinco pasos para llevar la factura a A3 o Sage
1. Recoja el PDF de la factura
Conecte el buzón en el que recibe las facturas (Gmail, con permiso de solo lectura de la bandeja de entrada, o Microsoft 365 / Outlook), reenvíelas a la dirección propia que FarmaFactu asigna a su farmacia (facturas-CIF@farmafactu.es) o suba el archivo a mano (PDF, JPG o PNG). Por correo solo se procesan PDF de hasta 10 MB: las imágenes, los XML y los ZIP se ignoran sin aviso.
2. Deje que se lean los datos
Azure Document Intelligence extrae proveedor, CIF, número, fecha, bases, IVA, recargo de equivalencia y total. Si los importes no cuadran, se hace una segunda lectura con Azure OpenAI. La lectura se apoya además en el histórico de la gestoría y en un catálogo de proveedores conocidos.
3. Compruebe que los importes cuadran
Reglas fiscales verifican que bases, IVA y recargo suman el total, con una tolerancia de 0,05 €. Los campos con problema se marcan en rojo y la factura queda en «Revisar».
4. Revise y apruebe
La gestoría (o la farmacia) revisa cada factura en el panel y la aprueba. La lectura automática puede cometer errores: revise antes de importar. FarmaFactu no garantiza ningún porcentaje de acierto.
5. Genere el fichero y pruébelo
Elija el formato de exportación del periodo, descargue el fichero e impórtelo primero en una empresa de pruebas con un lote pequeño. Compare los totales con el resumen de la exportación antes de cargar el mes completo.
Qué fichero necesita cada programa
| Programa contable | Fichero que genera FarmaFactu | Detalles que conviene conocer |
|---|---|---|
| A3 | SUENLACE.DAT | Formato fijo; hasta 3 tipos de IVA por factura; número de factura de hasta 12 caracteres |
| Sage 50 / ContaPlus | XDiario.txt | Formato fijo; un asiento por factura con debe y haber cuadrados; número de factura de hasta 8 caracteres |
| Otros programas (Contasol, NCS, etc.) | Excel (.xlsx) o CSV | CSV con separador «;» y codificación UTF-8; plantilla de columnas propia. No hay formato específico para estos programas |
Las exportaciones se generan con las facturas aprobadas de un periodo, de una farmacia o de todas a la vez (hasta 10.000 facturas por exportación). Si alguna factura no cuadra, la exportación se detiene y lista las afectadas. Para el detalle de cada formato, consulte la guía Cómo exportar facturas de farmacia a A3 y Sage y el procedimiento de importación en FarmaFactu con A3 y Sage.
Situaciones habituales con facturas de mayorista
| Situación | Qué hace FarmaFactu | Qué debe hacer usted |
|---|---|---|
| Factura con varios tipos de IVA y recargo | Valida cada tramo y agrupa los del mismo tipo. IVA del 0, 4, 10 y 21 %; recargo del 5,2, 1,4, 0,625 y 0,5 % | Si una factura supera los 3 tipos de IVA que admite A3, no entra en el fichero y aparece en el resumen: contabilícela a mano |
| Abono o nota de crédito | Un total negativo se guarda como abono, editable, y se exporta en negativo | Revise que el abono corresponde a la factura que rectifica |
| Rappel o liquidación | Sin tratamiento específico. Como abono o rectificativa con total negativo entra como abono; si no es factura, queda como «No factura» o en «Revisar» | Decida cómo contabilizarlo con su gestoría |
| PDF con varias facturas | Lo detecta y avisa, pero no lo separa automáticamente | Dé de alta a mano la segunda factura |
| Número de factura largo | Se recorta a 12 caracteres en A3 y a 8 en Sage | Revise los avisos: un número recortado puede coincidir con otro del mismo proveedor |
| Mismo PDF recibido dos veces | Detecta los duplicados | Nada: el duplicado se descarta |
Si su problema es otro, el descuadre entre albarán y factura, lo tratamos en Cómo cuadrar albarán con factura del mayorista, y el Recargo de Equivalencia en la guía completa.
Las cuentas contables de los ficheros son fijas
Los ficheros de A3 y Sage usan cuentas contables fijas, y la cuenta de cada proveedor se genera a partir de su CIF. Si el plan contable de su gestoría usa otra numeración, importe el Excel o el CSV con una plantilla propia. Compruébelo con un lote de prueba antes de contabilizar un mes.
Lo que FarmaFactu no hace
Límites actuales, a 14 de octubre de 2026:
- No descarga facturas de los portales de Cofares, Alliance Healthcare, Hefame ni Bidafarma.
- No se conecta a A3 ni a Sage: genera ficheros que la gestoría importa.
- No tiene formato específico para Contasol, NCS ni Holded.
- No lee facturas electrónicas estructuradas (XML): hoy procesa PDF.
- No es un programa de contabilidad ni presenta impuestos.
Sobre la factura electrónica: la Orden HAC/1028/2026 (BOE del 5 de octubre de 2026) regula la solución pública de facturación electrónica, y las facturas que pasan por ella usan la sintaxis UBL del modelo europeo EN 16931. Los plazos de obligatoriedad figuran en el Real Decreto 238/2026 y en la Ley 18/2022: consulte los que le correspondan. Hoy FarmaFactu procesa PDF: la lectura de facturas estructuradas (XML) no está disponible.
Dónde se procesan sus facturas
El sistema funciona sobre Microsoft Azure, con todos los datos dentro de la Unión Europea (España Central y Suecia Central), preparado para el RGPD y con las garantías de confidencialidad que ofrece Azure. El contrato de encargado del tratamiento (DPA) está disponible bajo solicitud y el detalle de cada servicio y de los subencargados se facilita durante la contratación. Puede ver el resumen en Seguridad y RGPD.
Precio y prueba
Prueba de 7 días sin tarjeta y sin permanencia, con precios sin IVA:
| Plan | Para | Precio | Incluye |
|---|---|---|---|
| Esencial | 1 farmacia | 39 €/mes | 250 documentos al mes, 2 buzones, 3 usuarios |
| Pro | 1 farmacia | 79 €/mes | 750 documentos al mes, 3 buzones, 5 usuarios |
| Premium | 1 farmacia | 149 €/mes | 2.000 documentos al mes, 5 buzones, 10 usuarios |
| Despacho 5 | Gestoría, 5 farmacias | 179 €/mes | 2.000 documentos al mes, 10 buzones |
| Despacho 10 | Gestoría, 10 farmacias | 299 €/mes | 5.000 documentos al mes, 20 buzones |
| Despacho 25 | Gestoría, 25 farmacias | 599 €/mes | 12.000 documentos al mes, 50 buzones |
Los precios y límites vigentes están siempre en Planes y precios.
Fuentes
- Forbes España, datos de cuota de mercado de la distribución farmacéutica (17 de marzo de 2023): forbes.es.
- Merca2, artículo sobre las cuotas de la distribución farmacéutica (17 de marzo de 2023): merca2.es.
- BOE núm. 247, de 5 de octubre de 2026, Orden HAC/1028/2026: boe.es.
- Webs de los mayoristas con acceso a un área privada: Cofares y Hefame. Datos de producto: resumen funcional de FarmaFactu a 5 de octubre de 2026.
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