Preguntas frecuentes sobre FarmaFactu

FarmaFactu es un software de VIONYX Solutions S.L. que automatiza la gestión de facturas de proveedores de farmacias y gestorías: recoge las facturas en PDF que llegan por correo (Gmail, Microsoft 365 o reenvío automático) o que se suben a mano, extrae sus datos (Azure Document Intelligence, con una segunda lectura de Azure OpenAI cuando algo no cuadra), valida importes, IVA y Recargo de Equivalencia, deja que la gestoría las revise y las apruebe, las archiva y genera ficheros de exportación para el programa contable (Excel, CSV, A3 y Sage).

Para farmacias: Esencial 39 €/mes, Pro 79 €/mes y Premium 149 €/mes. Para gestorías: Plan Despacho 5 a 179 €/mes, Despacho 10 a 299 €/mes y Despacho 25 a 599 €/mes. Precios sin IVA, sin permanencia y con un 10 % de descuento en facturación anual. Todos los planes incluyen una prueba de 7 días.

Sí. Todos los planes incluyen una prueba de 7 días, con registro directo en la aplicación y sin permanencia.

Sí. FarmaFactu genera un fichero de importación para A3 (SUENLACE.DAT) y otro para Sage 50 / ContaPlus (XDiario.txt), además de Excel y CSV con plantillas configurables. Los ficheros de A3 y Sage tienen un formato fijo: las cuentas contables no son configurables y A3 admite hasta 3 tipos de IVA por factura; las facturas que no encajan se listan en el resumen de la exportación para contabilizarlas a mano. Si su plan contable necesita otras cuentas, puede importar el Excel o el CSV. No hay formato específico para Holded ni Contasol.

No es un programa de contabilidad ni de gestión de farmacia: no presenta impuestos ni sustituye a su software contable (A3, Sage…) ni al de gestión de la farmacia. No gestiona pagos ni tesorería, y por correo solo procesa PDF (las imágenes, XML o ZIP se ignoran; la subida manual sí admite JPG y PNG). Tampoco garantiza un porcentaje de reducción de errores: el sistema puede cometer errores de lectura y los resultados deben revisarse antes de importarlos.

Sí. Un documento con total negativo se guarda como abono, con sus importes en negativo, y se exporta en negativo en todos los formatos (Excel, CSV, A3 y Sage).

Las facturas entran por tres vías: conexión directa con Gmail o Microsoft 365/Outlook (con autorización OAuth), reenvío automático a una dirección propia facturas-<CIF>@farmafactu.es para cualquier otro proveedor de correo, o subida manual de PDF, JPG o PNG. No hay conexión IMAP directa. Los PDF se archivan en el almacenamiento privado de FarmaFactu en Azure; por ahora no hay sincronización con Google Drive ni OneDrive.

Solo autorizar una vez el acceso a su buzón de Gmail o Microsoft 365 (OAuth), o configurar un reenvío automático a una dirección de FarmaFactu si usan otro proveedor de correo. No tienen que instalar nada ni cambiar cómo reciben las facturas de sus proveedores.

El sistema funciona sobre Microsoft Azure, con todos los datos dentro de la Unión Europea (España Central y Suecia Central), preparado para el RGPD y con las garantías de confidencialidad que ofrece Azure. En concreto, la plataforma y los PDF de las facturas se alojan en la región España Central, dentro de la suscripción de VIONYX, y el motor de IA (Azure OpenAI) en Suecia Central. La lectura automática usa servicios de Azure (Document Intelligence y Azure OpenAI) contratados por VIONYX. Los datos de cada gestoría están separados por cuenta. La ubicación de cada servicio y la lista de subencargados se facilitan durante la contratación, junto con el contrato de encargado del tratamiento (DPA).

Desde un único inicio de sesión la gestoría puede ver y gestionar la facturación de todas las farmacias de su cartera. Cada usuario solo ve las farmacias que tiene asignadas, con roles de Administrador, Gestor y Farmacia (solo lectura). Un mismo buzón puede repartir las facturas entre varias farmacias según el remitente.

FarmaFactu lee facturas en PDF de cualquier proveedor. Además mantiene un catálogo de proveedores conocidos, con su nombre y CIF, para que cada proveedor aparezca siempre igual y se complete el CIF cuando la lectura no lo detecta; el catálogo se amplía a partir de las correcciones manuales repetidas.

En los buzones mixtos se aplica un filtro de IA más estricto para descartar lo que no es factura, y solo se guardan los PDF identificados como facturas. Un buzón dedicado cuenta como 1 unidad del plan y uno mixto como 2, y el dedicado reduce las incidencias porque solo recibe facturas.

Sí. Puede cambiar de plan en cualquier momento o contratar farmacias, buzones y usuarios extra. Los planes de gestoría cubren 5, 10 y 25 farmacias; para carteras mayores, consúltenos y prepararemos una propuesta a medida.

No se almacena el contenido completo de los emails. Solo se procesan los adjuntos identificados como facturas y los metadatos necesarios (remitente, fecha, asunto) para la trazabilidad.

No hay permanencia. El Administrador de la gestoría puede solicitar la baja desde el panel (Configuración → Seguridad): se genera un certificado de baja y los datos se eliminan automáticamente al terminar el periodo de conservación indicado en los Términos de servicio y en la Política de privacidad.

Sí. La aplicación incluye un asistente de puesta en marcha para dar de alta farmacias, buzones y usuarios. En los planes de gestoría más amplios se incluye además acompañamiento para configurar los buzones de los clientes y revisar la exportación con su programa contable.

Verifactu (Real Decreto 1007/2023) regula los sistemas con los que se emiten las facturas; FarmaFactu procesa facturas recibidas de proveedores y no emite facturas. A 13 de octubre de 2026, el BOE mantiene el 1 de enero de 2027 (contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades) y el 1 de julio de 2027 (resto) como fechas de aplicación, y Hacienda anunció el 5 de octubre su intención de aplazar las obligaciones pendientes a octubre de 2028, pendiente de aprobación. La factura electrónica B2B (Real Decreto 238/2026) se aplicará a los 12 meses (empresas con más de 8 millones de euros de facturación) o a los 24 meses (resto) de la entrada en vigor de la Orden HAC/1028/2026, publicada el 5 de octubre de 2026. Hoy FarmaFactu procesa facturas en PDF; consúltenos por la compatibilidad con facturas electrónicas estructuradas.

FarmaFactu es un producto de VIONYX Solutions S.L. (Madrid, España, CIF B88855929). VIONYX desarrolla software e infraestructura de IA para sectores regulados. No tiene relación con otras empresas llamadas Vionyx de otros países.