Cómo exportar facturas de farmacia a A3 y Sage: guía práctica
Resumen rápido
| Dato | Valor |
|---|---|
| Publicado | 5 de marzo de 2026 |
| Lectura estimada | 5 min |
| Categoría principal | exportación contable |
| Última actualización | 13 de octubre de 2026 |
Exportar facturas de farmacia a A3 y Sage
Si trabaja en una gestoría con cartera farmacéutica o es titular de farmacia que lleva su propia contabilidad, sabe que el cuello de botella no está en leer las facturas — está en pasarlas al programa contable. Este artículo explica qué datos necesita su programa, qué formatos de importación existen en A3 y Sage, qué errores conviene evitar y qué genera hoy FarmaFactu.
El problema: del PDF al asiento contable
Una factura de mayorista farmacéutico contiene toda la información necesaria para generar un asiento contable:
Información en cada factura de mayorista
El trabajo manual consiste en:
Abrir cada PDF
Descargar y abrir el documento de factura.
Copiar los datos relevantes
Extraer manualmente la información contable.
Pegar en el software contable
O en un Excel intermedio si es necesario.
Verificar que cuadra
Comprobar que los totales coinciden.
El coste oculto
Con decenas de facturas al mes por farmacia, esto son horas de trabajo repetitivo y propenso a errores.
Dos maneras de llevar las facturas al programa contable
Ficheros de importación nativos
A3 (Wolters Kluwer) importa apuntes desde un fichero SUENLACE.DAT y Sage 50 / ContaPlus desde un fichero XDiario.txt. Ambos son formatos de longitud fija que contienen apuntes contables ya preparados. Lo importante es que las cuentas del fichero existan en el plan contable de la gestoría.
Excel o CSV
Una tabla con una fila por factura (fecha, número, proveedor, bases, IVA, recargo, total). La gestoría la adapta o la carga con la herramienta de importación de su programa. Es la vía más flexible cuando el plan contable es particular o el programa no es A3 ni Sage.
Errores comunes en la exportación
Error 1: Cuentas contables que no existen en el plan de la gestoría
Cada gestoría tiene su propio plan de cuentas. Si el fichero usa una cuenta de proveedor, de gasto o de IVA que no existe en ese plan, la importación puede fallar o crear cuentas no deseadas.
Solución: antes de cargar un mes completo, importe un lote pequeño y compruebe cómo trata su programa las cuentas del fichero.
Error 2: Formato de fecha, decimales o codificación incorrectos
Cada programa espera unos formatos concretos de fecha, separador decimal y codificación. Una diferencia hace que la importación falle o que las cifras salgan mal.
Solución: usar una herramienta que genere el formato exacto que espera cada sistema y validar con un lote de prueba.
Error 3: Números de factura demasiado largos
Los ficheros de A3 y Sage limitan la longitud del número de factura. Si el número original es más largo, se recorta y puede coincidir con el de otra factura del mismo proveedor.
Solución: revisar los avisos del resumen de la exportación y contabilizar a mano los casos dudosos.
Error 4: Facturas con más tipos de IVA de los que admite el fichero
El fichero de A3 admite un máximo de 3 tipos de IVA por factura. Una factura de mayorista con medicamentos, parafarmacia y otros productos puede superarlo.
Solución: agrupar los tramos del mismo tipo y contabilizar a mano las facturas que sigan superando el límite.
Error 5: Asientos que no cuadran
Si la suma del debe no coincide con la del haber, la importación fallará o creará un asiento descuadrado. Suele deberse a redondeos o a líneas mal calculadas.
Solución: validar que base + IVA + recargo = total antes de exportar.
Qué genera hoy FarmaFactu
FarmaFactu genera cuatro formatos a partir de las facturas aprobadas de un periodo, de una farmacia o de todas a la vez:
| Formato | Para qué sirve | Detalles |
|---|---|---|
| Excel (.xlsx) | Revisar o importar con una plantilla propia | Columnas de la plantilla elegida (A3, Sage o Independiente) o de una plantilla propia; una hoja por farmacia en las exportaciones consolidadas |
| CSV | Importar en cualquier programa | Separador «;», codificación UTF-8 y las mismas columnas de la plantilla |
| A3 (SUENLACE.DAT) | Importar en A3 | Formato fijo; hasta 3 tipos de IVA por factura; número de factura de hasta 12 caracteres |
| Sage (XDiario.txt) | Importar en Sage 50 / ContaPlus | Formato fijo; un asiento por factura con debe y haber cuadrados; número de factura de hasta 8 caracteres |
Antes de generar el fichero, FarmaFactu comprueba que las bases, el IVA y el recargo de cada factura suman el total (con una tolerancia de 0,05 €); si alguna no cuadra, la exportación se detiene y lista las facturas afectadas. También elimina duplicados, avisa si falta el CIF del proveedor, exporta los abonos en negativo y termina con un resumen de facturas seleccionadas, exportadas, omitidas y avisos. Cada exportación queda guardada en un historial para volver a descargarla.
Lo que debe tener en cuenta
Los ficheros de A3 y Sage tienen formato y cuentas contables fijos: las cuentas no son configurables por cliente. Si el plan contable de su gestoría usa otras, importe el Excel o el CSV con una plantilla propia. La columna Compra / Gasto / Venta solo se incluye en las plantillas de Excel y CSV, no en los ficheros de A3 ni de Sage. La compatibilidad con su versión del programa debe verificarla su gestoría con un lote de prueba.
El día 1 de cada mes, FarmaFactu puede generar automáticamente la exportación consolidada del mes anterior y avisar por correo al administrador de la gestoría.
Cómo probar sin riesgo
Exporte un lote pequeño
10 facturasElija un periodo corto o una sola farmacia y genere el fichero de A3 o Sage.
Importe en una empresa de pruebas
Antes de producciónUse una empresa de prueba o una copia de la contabilidad, nunca la contabilidad real en el primer intento.
Compare los totales
Por IVA y proveedorContraste los totales importados con los del resumen de la exportación.
Revise los avisos
Resumen de la exportaciónContabilice a mano las facturas omitidas y decida qué plantilla usar para las demás.
Integración directa vs fichero
Algunos programas contables modernos permiten integración directa por API. Sin embargo, la mayoría de las gestorías siguen usando la importación por fichero porque:
Control
Pueden revisar el fichero antes de importar.
Compatibilidad
Funciona con versiones antiguas del software.
Seguridad
No requiere abrir puertos o conexiones externas.
Nuestra recomendación
FarmaFactu prioriza una exportación revisable antes de importar precisamente por estas razones: no se conecta directamente a su programa contable.
Conclusión
La exportación al programa contable es el paso final del procesamiento de facturas y donde muchas automatizaciones «caseras» fallan. Un fichero mal formateado o con cuentas incorrectas genera más trabajo que el que ahorra.
La solución FarmaFactu
FarmaFactu genera ficheros para A3 (SUENLACE.DAT) y Sage (XDiario.txt), además de Excel y CSV con plantillas configurables. No sustituye al programa contable, no se conecta directamente a él y no hay formato específico para otros programas como Holded, Contasol o NCS: para ellos se usa el Excel o el CSV.
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