Cómo funciona FarmaFactu
Seis pasos automatizados desde el buzón hasta la exportación contable. Solicite una demo para ver el proceso completo.
Conexión del correo
Conecte el buzón de facturas de cada farmacia con Gmail o Microsoft 365 (autorizando el acceso, sin compartir su contraseña) o configure un reenvío automático a su dirección facturas-<CIF>@farmafactu.es. También puede subir facturas a mano.
Un asistente de puesta en marcha le guía en el proceso. Usted controla en todo momento qué buzón está conectado y puede desconectarlo cuando quiera.
Si es farmacia: conecte su buzón (o active el reenvío) y nosotros nos encargamos del resto.
Si es gestoría: dé de alta sus farmacias, conecte uno o varios buzones y, si varias comparten buzón, reparta las facturas por remitente.
Captura y deduplicación de PDF
FarmaFactu revisa cada minuto los buzones conectados. Importa los PDF adjuntos (hasta 10 MB), también los incrustados o reenviados como adjunto, y descarta los duplicados antes de procesarlos.
Los PDF protegidos con contraseña o dañados se apartan en cuarentena, con el motivo. Por correo solo se procesan PDF; las imágenes, XML o ZIP se ignoran (la subida manual sí admite JPG y PNG).
Si es farmacia: sus facturas se ordenan sin que tenga que intervenir.
Si es gestoría: cada farmacia mantiene su propio control de duplicados, y cada buzón sus listas de remitentes permitidos y bloqueados.
Lectura automática y validación
Azure Document Intelligence lee los campos clave (proveedor, CIF, número, fecha, bases, IVA, recargo de equivalencia y total). Reglas fiscales comprueban que los importes cuadran, con una tolerancia de 0,05 €. Si algo no cuadra o falta, una segunda lectura con IA (Azure OpenAI) intenta resolverlo.
Las facturas que siguen sin cuadrar, o con un campo dudoso, quedan en estado «Revisar» con los campos en rojo y no se pueden aprobar hasta corregirlas. También se detectan los documentos que no son facturas y los PDF que contienen varias facturas.
Panel: revisar, corregir y aprobar
Acceda al panel para ver el estado de cada factura (Pendiente, Extraída, Revisar, Aprobada…), revisar las que requieren atención, corregir campos y aprobar. Puede clasificar cada factura como Compra, Gasto o Venta y guardar una regla para el proveedor. Todo desde el navegador, sin instalar nada.
Solo las facturas aprobadas se exportan. La aprobación en lote deja fuera las facturas con avisos: esas las revisa y aprueba el administrador desde la ficha.
Archivo seguro
Cada PDF se guarda en un almacenamiento privado de VIONYX en Microsoft Azure, organizado por farmacia, y se consulta desde la ficha de la factura mediante un enlace firmado de corta duración.
No necesita configurar Google Drive ni OneDrive: el archivo está incluido en el servicio.
Exportación contable
Las facturas aprobadas se exportan por periodo, por farmacia o consolidadas, en Excel, CSV, A3 (SUENLACE.DAT) o Sage (XDiario.txt). El día 1 de cada mes se genera automáticamente la exportación del mes anterior y se avisa al administrador.
Antes de exportar se comprueba que bases, IVA y recargo suman el total y se eliminan los duplicados; los abonos salen en negativo. Los ficheros A3 y Sage tienen formato y cuentas contables fijos.
Si es farmacia: descargue el Excel y envíelo a su asesoría.
Si es gestoría: elija una plantilla (A3, Sage o independiente) o cree la suya para Excel y CSV.
¿Qué ocurre cuando algo falla?
Si la lectura de una factura falla, el sistema la reintenta automáticamente. Si tras los reintentos no se puede leer, queda en estado «Error» y el administrador recibe un aviso en la aplicación y por correo; puede reintentarla desde Incidencias. Si los importes no cuadran o falta un dato, la factura queda en «Revisar» con los campos dudosos en rojo y no se puede aprobar hasta corregirla. Los PDF protegidos o dañados se guardan en cuarentena con el motivo. Los correos que solo traen imágenes, XML o ZIP no se procesan por email: pueden subirse a mano.
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